Integracje z systemami ERP

Jesteśmy specjalistami w integrowaniu programów magazynowo-księgowych z systemami naszego autorstwa. Nasze rozwiązania projektujemy z myślą o obecnych i przyszłych wyzwaniach sprzedaży w erze OmniChannel. Wykonujemy integracje z oprogramowaniem dedykowanym na zamówienie, jak również posiadamy gotowe integratory popularnych programów:

• integracja z Subiekt GT,
• integracja z Enova,
• integracja z Symfonia,
• integracja z Comarch Optima,
• integracja z Comarch ERP XL,
• integracja z SAP,
• integracja z Polka SQL.

Cel i korzyści integracji

Szybki dostęp pracowników do informacji jest jednym z kluczowych czynników wpływających na wysoką jakość obsługi klienta w każdej firmie. Zapewnienie takiej komunikacji jest tym trudniejsze, im więcej punktów styku staramy się jednocześnie obsłużyć. Zgodnie ze strategią OmniChannel musimy zapewnić w każdym z tych punktów spójność doświadczeń, a osiągnąć to można tylko poprzez spójność informacji. Ponadto dzięki integracji możesz zyskać:

• Czas - skrócenie obsługi zamówień do minimum dzięki automatyzacji obiegu danych i tworzenia dokumentów sprzedażowych.
• Bezpieczeństwo - podwójna ochrona danych, które są duplikowane z systemu ERP i przechowywane na serwerach w chmurze gdzie tworzona jest ich kopia.
• Kontrola - realna kontrola nad całą sprzedażą w jednym systemie dzięki cyklicznym raportom wszystkich punktów styku.
• Bezbłędność - eliminacja występowania błędów, które pojawiają się z powodu ręcznego przepisywania zamówień.

Naszym celem jest zapewnienie stałego mostu komunikacyjnego poprzez integrator, który będzie zbierał oraz rozdzielał wybrane informacje automatycznie pomiędzy systemy sprzedaży oraz programy ERP.

Na podstawie schematu należy wyróżnić:

• silnik sklepu internetowego zlokalizowany na serwerach zewnętrznych,
• serwer bazy danych oraz systemu ERP zlokalizowany w centrali klienta,
• aplikacja integratora i-systems uruchomiona i działająca na serwerze w centrali klienta z dostępem do sieci internet oraz bazy danych systemu ERP,
• połączenie salonów firmowych z centralną bazą danych Subiekt za pomocą sieci firmowej VPN.

Integrator jest to autorskim program synchroniczny, napisanym w języku .NET. Instalacje przeprowadzamy zdalnie na komputerze z programem magazynowo-księgowym.

Proces

Jako twórcy oprogramowania dedykowanego wiemy, że każda firma jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Dlatego dostosowaliśmy proces powstawania integracji tak, by w pełni realizował postawione przed nim zadania.

Krok 1 - Analiza zakresu integracji, wchodzi w skład analizy przedwdrożeniowej i skupia się na zagadnieniu wymiany danych miedzy posiadanymi systemami. Podczas spotkania nasi specjaliści pytają o zakres oraz kierunek wymienianych informacji, liczbę magazynów, sposób identyfikacji towaru aktualny obieg dokumentów. Wynikiem prac jest wypełniony kwestionariusz, na podstawie którego powstaną propozycję rozwiązań.

Krok 2 - Modelowanie procesów, nasz zespół na podstawie wyników analizy tworzy dokumentację opisującą wszystkie funkcjonalności dostępne w planowanej integracji. Dokument, jeśli zachodzi taka potrzeba, jest konsultowany z klientem oraz przedstawicielem firmy dostarczającej oprogramowanie ERP. Dzięki temu każda strona umowy ma pełną wiedzę i wpływ na ostateczny zakres specyfikacji jeszcze przed podjęciem prac nad integratorem.

Krok 3 - Produkcja, w oparciu o zaakceptowaną specyfikację zlecane są prace programistyczne. Przed ostatecznym oddaniem integrator trafia na testy gdzie weryfikuje się poprawność działania wszystkich założonych w specyfikacji funkcjonalności. Elementem kończącym całą pracę nad modułem jest instalacja na komputerze docelowym, połączona ze szkoleniem pracownika odpowiedzialnego za obsługę i kontrolę pracy integratora.

Po zakończeniu całego procesu, projekt integracji jest na bieżąco aktualizowany w ramach odrębnej usługi supportu. Zakres integracji w każdej chwili może zostać rozwinięty o kolejne elementy.

Zakres integracji

Podstawowy zakres pełnej integracji można pobrać TU.

Wyróżniamy kilka grup informacji poddawanych synchronizacji:

• Informacji o produktach (Tworzenie kartotek, Dostępność, Ceny, Rabaty, Promocje, Stany)
• Informacji o kontrahentach (Salda, Promocje, Limity, Rabaty, Historia zamówień)
• Dokumentów sprzedażowych (Rezerwacje, Zapytania ofertowe, Potwierdzenia zapłaty, Faktury, Rezerwacje, Paragony)
• Wiele magazynów (Podział zamówień na magazyny, Planowane dostępności, Przesunięcia)
• Raporty sprzedaży - możliwość tworzenia raportów sprzedaży. Integracja danych różnych punktów styku umożliwia bieżącą weryfikację planów sprzedażowych oraz bardzo szybkie wyszukiwanie nierentownych obszarów działalności.

UWAGA!

O tym jakie dane będą mogły być wymieniane decydują możliwości posiadanego oprogramowania ERP. Ostateczny zakres jest ustalany w 2 kroku procesu.

Standardowy proces realizacji zamówienia wygląda następująco. Po złożeniu zamówienia poprzez dowolny punkt styku (sklep internetowy, platforma B2B, e-dok). Zamówienie pojawia się w panelu i-systems, następnie w ramach cyklicznej synchronizacji przeprowadzanej przez integrator zamówienie zostanie automatycznie odwzorowane w systemie ERP dokumentem ZK(zamówienie klienta). W przypadku, jeśli klient nie istnieje w bazie programu ERP, tworzona jest odpowiednia kartoteka. W chwili opłacenia zamówienia system sam zmieni status zamówienia i poinformuje ERP o dokonanej płatności oraz utworzy odpowiednie dokumenty sprzedaży, paragon lub fakturę w zależności, od tego jakiego dokumentu oczekiwał klient.

Funkcjonalności OmniChannel

Integracja spełnia wymagania nowoczesnej strategi sprzedaży OmniChannel.
Jeśli oprogramowanie ERP na to pozwala realizujemy takie funkcjonalności jak:

• rezerwacje
• zwroty
• reklamacje
• odbiory w punktach

Obsługa zamówień w salonach

Proces obsługi zamówień z odbiorem osobistym w salonie firmowym zakłada wygenerowanie przez integrator dokumentu MM (przesunięcie między-magazynowe). Dokumenty takie dostępne są w wybranych systemach ERP.
W ramach realizacji zamówienia z odbiorem osobistym przyjęta została zasada, że zamówiony towar jest przesuwany z magazynu sklepu internetowego na magazyn salonu. Realizacja innej ścieżki obsługi dokumentów (np. bez przesuwania towarów na magazyn sklepu) będzie możliwa z poziomu systemu ERP oraz zaplecza sklepu za pomocą ustawienia odpowiednich statusów zamówień.

W ramach schematu wyróżniono następujące procesy:

• Wybór przez klienta salonu firmowego - w ramach procesu rejestracji zamówienia klient będzie miał możliwość wskazania salonu firmowego w którym chce odebrać zamówiony produkt.
• W systemie i-systems zarejestrowane zostanie nowe zamówienie z formą dostawy „Odbiór osobisty”.
• Zamówienie zostanie odwzorowane z rezerwacją na magazynie sklepu internetowego.
• Po kompletacji produktów, pracownik zmienia status zamówienia na wysłane do salonu.
• Dla zamówień o statusie „wysłane do salonu”, aplikacja integrator wygeneruje w systemie ERP dokumenty MM, które przesuną towar z magazynu sklepu internetowego na magazyn salonu firmowego, dodatkowo w ramach procesu dla zamówienia klienta zdjęta zostanie rezerwacja.
• Dokument finalny realizujący zamówienie wystawiony zostanie w salonie firmowym w trakcie odbioru przez klienta.

Integracja kilku różnych systemów ERP

Wymianę danych na bazie integratora możemy stosować również do łączenia kilku systemów ERP. Takie integracje spełniają swoją rolę w kontroli dystrybucji lub integracji partnerów biznesowych w system raportowania.

Tagi

integracja z ERP

systemy ERP

zintegrowane oprogramowanie dedykowane

kontrola dystrybucji

integracja oprogramowania B2B